Direção-geral da educação vai organizar 35 km de prateleiras de arquivos 

O alvo do projeto são as 35 mil pastas, alojadas em 35 mil metros lineares de prateleiras que a Direção-geral da Educação tem arquivadas nas suas instalações de Lisboa e o objetivo a sua identificação e indexação.

A empresa selecionada foi a AdeA, especializada em gestão documental, que tem como missão corrigir a organização de um arquivo que não tem hoje uma sequência lógica ou cronológica na localização da documentação e que está no limite das capacidades, como explica a empresa. 

O tratamento documental vai permitir libertar espaço de arquivo, fazendo uma avaliação e seleção de documentação sem valor legal ou probatório. O projeto tem uma duração prevista de 12 meses, durante os quais será feita a classificação e arquivamento de documentos, depois de se avaliar e selecionar a documentação acumulada para que seja possível libertar espaço de arquivo. 

A empresa também explica que, não havendo uma portaria de avaliação, será realizada um RADA – Relatório de Avaliação de Documentação Acumulada, para descrever e justificar as opções de preservação e eliminação da documentação.

 “A documentação acumulada não tem qualquer instrumento de descrição de arquivo, pelo que a localização e recuperação de qualquer documento ou informação torna-se uma tarefa quase impossível de alcançar, ou requer vários recursos humanos e muito tempo dedicado à procura da documentação”, admite Nuno Quaresma, diretor-geral da AdeA em Portugal.  

A AdeA é espanhola e adquiriu recentemente a portuguesa Safebox, estendendo os serviços em Portugal a vários sectores públicos e privados. Opera desde 1999, integra 300 colaboradores e tem um volume de negócios a rondar os 20 milhões de euros. 

Tem centros de Custódia e Operações em Espanha (Madrid, Guadalajara e Saragoça) Portugal (Porto e Montijo) e Colômbia (Bogotá), onde aloja sete milhões de caixas com documentação. 

Segundo dados também disponibilizados pela empresa, serve 1.300 clientes, entre bancos, seguradoras, empresas de energia, telecom, processa 100.000 documentos por dia e mantém 90 milhões de imagens no alojamento. 

---