Investir em Portfólio

Roberto Sousa, process manager da área de Governance da Mind Source 

 

 

Já pensou que a razão para os seus projetos falharem pode estar num fraco portfólio? Já esteve num departamento com implementações de múltiplos projetos independentes, em simultâneo ou em sucessão rápida?

Acredite, é o caos e todos os projetos são desacreditados como sendo “totalmente descoordenados e mal planeados”.

 

A coordenação de deployment através de um portfólio de projetos é apenas uma das dimensões da gestão de portfólio que é mais frequentemente esquecida do que gerida. Cada gestor de projeto, com razão, está focado na entrega bem-sucedida do seu projeto. Enquanto eles monitorizam e gerem os seus projetos, os problemas e questões de outros projetos e suas interdependências não são a sua preocupação.

 

Com efeito, uma das medidas de sucesso de um Project Management Office (PMO) é impedir que problemas noutros projetos se alastrem. Esta visão transversal é um ponto da dimensão da gestão de portfólio o qual deve ser gerido pelo PMO.

 

A fraca gestão do portfólio impacta na gestão individual de projetos da seguinte forma:

Os recursos não estão disponíveis quando necessário ou são transferidos para outro projeto antes do primeiro terminar.

Os projetos recorrem a uma variedade de abordagens/metodologias de gestão de projetos e técnicas de report.

 

Não há “uma única maneira” de fazer um projeto – cada projeto tem que criar o seu próprio processo ou escolher entre uma variedade de opções previamente definidas.

Confrontos na implementação causam caos ou atrasos de última hora na entrega do projeto (com consequências em futuros projetos e ocorrência de custos com perda de benefícios).

Benefícios duplicados entre os projetos causando dupla contagem e uma redução no valor dos benefícios entregues.

Resultados de negócios desejados são díspares ou contraditórios são aprovados resultando em confrontos diretos de implementação e confusão do negócio.

 

Cada um destes, bem como outros fatores, reduzem diretamente o valor e sucesso empresarial dos projetos e aumentam a probabilidade de fracasso – quer através da extensão da linha do tempo, aumentando os custos, reduzindo os resultados ou retardando os benefícios.

 

Quão capaz é a sua organização, em ambos os lados de TI e negócios, de entregar projetos que impactam diretamente os resultados de forma exponencial? Uma organização muito capaz irá gerar três vezes mais retorno médio para o mesmo nível de despesa. Esta área de “gestão de portfólio” é mais do que um fator de eficiência, é um fator competitivo.

 

O PMO e o portfólio existem para garantir o sucesso de todos os projetos – garantir que não são realizados muitos projetos em simultâneo, garantir que esses são exequíveis e vão entregar os resultados previstos, garantir que o valor proposto é controlado, gerido e medido para a entrega – durante e após a conclusão do projeto.

Avalie o papel do seu PMO e do seu portfólio para saber se o vai ajudar (ou atrapalhar) para que tenha sucesso. Estabeleça uma boa relação de trabalho com o PMO para que possa confiar nas estimativas e nos outputs. Justificar o insucesso de um projeto alegando que “Eles (Portfólio e PMO) falharam” não ajudará caso o projeto tenha fracassado sob a sua supervisão e gestão.

Ainda tem dúvidas quanto à importância do investimento num portfólio?

 

 

*Texto escrito ao abrigo do Acordo Ortográfico da Língua Portuguesa de 1990 em vigor desde 2009.

 

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