Perguntas & respostas sobre…a fatura eletrónica

A fatura eletrónica está a meses de se transformar numa obrigatoriedade para todos os fornecedores do Estado. Rui Fontoura, CEO da Saphety, aceitou o desafio do Ntech.news e responde às principais questões sobre o tema. Quanto custa, quanto tempo demora a implementar, principais benefícios e barreiras são alguns dos tópicos com resposta em discurso direto.

 

Como está a avançar a adoção da fatura eletrónica? Quais sãos os números no momento atual?

A acelerar nos últimos meses apesar da adoção global ainda ser baixa. Não existem números concretos, mas eu diria que temos umas 5 mil empresas já com soluções.

 

O que é preciso fazer para adotar a fatura eletrónica numa empresa?

A esmagadora maioria das empresas opta por selecionar um prestador de serviços de faturação eletrónica, que depois é responsável por todo o processo. Atenção que não estou a falar de empresas que fornecem software de emissão de faturas (ERP) mas sim das que garantem o envio, receção e arquivo das faturas eletrónicas. Estes prestadores de serviços têm na sua oferta diversas opções, que vão ao encontro das necessidades de cada empresa.

 

Quais são os principais benefícios?

De uma forma genérica, diminuição de custos diretos de faturação, aumento de eficiência das organizações e diminuição dos prazos de pagamento.

 

Que números concretizam esses benefícios?

Existem diversos estudos sobre o tema, mas podemos dizer que em média existirá uma poupança de 5€ por fatura, quando falamos de faturação eletrónica. Este valor, no entanto, depende da estrutura de custos e do grau de eficiência de cada empresa.

 

Se há tantas vantagens na adoção da fatura digital porque se ouve falar no tema há tanto tempo mas no terreno a adoção é lenta?

Os benefícios da faturação eletrónica são tanto maiores quanto maior for o número de faturas emitidas/recebidas. Considerando que a maioria das empresas portuguesas são PMEs e portanto têm um baixo número de faturas, concluímos que o benefício individual para cada uma delas é muitas vezes marginal. No entanto, o benefício agregado para o mercado e para a economia portuguesa é enorme. Estamos portanto perante uma situação em que só uma alteração legislativa pode desbloquear a situação.

 

Como têm evoluído as soluções disponíveis no mercado. Quais são as evoluções mais importantes?

As soluções foram acompanhando a evolução tecnológica. Os métodos de integração com os ERPs estão mais simplificados, o que diminuiu o tempo de implementação. Por outro lado existem opções online mais acessíveis para as PMEs.

 

Em concreto na vossa oferta, quais são hoje os principais fatores diferenciadores?

Temos uma oferta online integrada com a nossa solução de contratação pública eletrónica. Isto significa que um fornecedor pode, na mesma solução, responder a um processo de contratação e depois fazer a faturação eletrónica.

 

Na relação empresas/sector público este é um ano de transição. As empresas que ainda não começaram a preparar-se para isso já estão a comprometer oportunidades?

Diria que estamos no limite… As empresas que não quiserem correr riscos devem preparar-se agora.

 

Para uma empresa, fornecedora do Estado, quais são os passos necessários para se preparar para a obrigatoriedade do uso de fatura eletrónica nos contratos públicos, a partir de janeiro de 2019?

Devem consultar os seus clientes da Administração Pública e depois selecionar um fornecedor de serviços de faturação eletrónica. Devem acautelar se esse fornecedor cumpre efetivamente os requisitos legais da faturação eletrónica e se tem os meios corretos de entregar as faturas aos destinatários.

 

Qual o investimento necessário para adotar a fatura eletrónica. É certo que depende sempre de vários fatores, mas quais são?

Se considerarmos uma solução online o custo pode começar à volta dos 20€/mês (sem qualquer outro investimento). Quem quiser uma solução integrada com o seu ERP terá que investir adicionalmente por volta de 1500€.

 

Com que prazos é necessário contar para obter o retorno do investimento?

Depende muito… Antes da implementação cada empresa deve fazer o cálculo do seu ROI. A Saphety tem disponíveis modelos para esse cálculo introduzindo as variáveis de cada empresa.

 

O prazo de implementação é longo?

Nas soluções online é imediato. Nas soluções integradas poderá demorar 1 mês.

 

Não há exceções. Todas as faturas emitidas por uma empresa podem hoje ser eletrónicas?

Podem. Mesmo nos casos em que o recetor não tem faturação eletrónica a fatura pode ser enviada por email desde que cumpra os requisitos legais.

 

 

A faturação eletrónica é uma das principais áreas de negócio da Saphety. No ano passado representou 60% do total de encomendas da empresa (11 milhões de euros), graças sobretudo a negócios em Portugal e na Colômbia, os dois países onde tem uma presença mais forte.

Em Portugal os principais vetores de crescimento do negócio são a saúde e a administração pública, onde a partir do início do próximo ano todos os contratos com fornecedores têm de ser selados com faturas eletrónicas. Na Colômbia, a legislação que obriga à utilização da faturação eletrónica já está em vigor desde o ano passado.

Estão ligadas à plataforma de faturação eletrónica da Saphety 46 mil empresas que, num ano, foram responsáveis por 227 milhões de mensagens eletrónicas transacionadas na plataforma e mais de 83 milhões de documentos financeiros em arquivo legal.

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