Simplificar processos de viagens de negócios com ferramentas inteligentes

*João Carvalho, Head of SAP Concur Southern Europe and Francophone Africa

Apesar das novas ferramentas de colaboração e reuniões à distância, o volume de viagens nas empresas continua a subir, estas não foram (nem serão) completamente afetadas pela digitalização. Esta transformação digital tem tido impacto não só na forma como os colaboradores organizam as suas viagens como tem aberto novas oportunidades para as empresas gerirem custos, riscos e conformidades.

É aqui que entram as soluções automatizadas para as empresas gerirem as viagens dos seus colaboradores. O objetivo? Simplificar esta tipologia de deslocações, a todos os níveis, não só para colaboradores como para as empresas. No mercado existem soluções que facilitam a reserva de viagens e alojamento e que, através de uma aplicação móvel, é oferecido um vasto leque de funcionalidades que simplificam em muito as deslocações e as despesas subsequentes nos relatórios – um processo end to end, que pode ir desde a reserva aos relatórios de despesas.

Os colaboradores fazem assim as suas reservas de viagens corporativas através de soluções que integram o conteúdo de múltiplos sistemas de distribuição global. Através de numerosas parcerias e ligações com Centros de Gestão de Viagens (CGV), os viajantes podem tirar proveito do negociado ou negociar, por eles, tarifas e outros serviços.

As políticas de viagens vinculativas podem ser armazenadas na solução, dando aos empregados a confiança para reservar e cumprir as políticas no ato da reserva.  Ao integrar com soluções de classificação de despesas, os colaboradores já não precisam de introduzir dados em múltiplos sistemas ou fundir manualmente os dados.

Os recibos eletrónicos de agências de viagens ou outros fornecedores são automaticamente incluídos como itens de despesa no relatório. Esta integração nativa apoia a identificação pró-ativa e a eliminação de potenciais fontes de erro no processo contabilístico, tais como atribuições incorretas de centros de custos. Além disso, execuções de simulação detetam erros durante a transferência de dados. Outro lado positivo é que os colaboradores são reembolsados mais rapidamente pelas suas despesas de viagem.

Contudo, devo dizer que a consolidação de dados de uma viagem de negócios não ajuda apenas a ter um maior controlo dos custos. Mesmo quando os colaboradores viajam, os seus empregadores têm o dever de garantir a sua segurança. Tempestades, agitação política, roubo, greves ou emergências médicas: são várias as situações de crise que podem surgir no decorrer de uma viagem de negócios.

A fim de cumprir os seus deveres de cuidado e proporcionar, aos colaboradores, a segurança necessária, as empresas precisam de total transparência sobre o paradeiro atual dos seus colaboradores e, claro, ligações fiáveis através das quais possam contactá-los. Para tal existem soluções de gestão de risco que recorrem a uma variedade de fontes de dados.

No caso de uma situação de emergência, os funcionários afetados podem ser localizados. Se precisarem de ajuda e apoio, os peritos experientes em gestão de risco dentro da empresa, ou os prestadores de serviços de assistência, podem contactar as pessoas afetadas de forma direcionada e assegurar um apoio global. Os utilizadores também recebem notificações de risco automáticas e informação detalhada do país antes de viajarem, assim como mensagens com o intuito de os ajudar a cumprir a política de viagem.

Com uma gestão digitalizada das viagens de negócios, os custos podem ser geridos de forma transparente, os processos de reserva podem ser simplificados e a conformidade com cumprimento e o dever de cuidado, podem ser assegurados.

No futuro, as viagens de negócios tornar-se-ão mais convenientes e sem complicações, graças à inteligência artificial. No futuro, seremos capazes de reservar viagens simplesmente por voz e receber uma oferta individualizada, de acordo com o nosso perfil pessoal.

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