Organizações perdem cerca de 5% das receitas devido a fraude interna

A fraude é um desafio persistente para as organizações, afetando especialmente as equipas financeiras. Apesar de a maioria das despesas empresariais ser honesta e em conformidade com as políticas, uma pequena percentagem representa tentativas deliberadas de enganar as empresas. Segundo a Association of Certified Fraud Examiners (ACFE), as organizações perdem, em média, 5% das suas receitas anuais devido a fraudes praticadas pelos seus recursos internos (2024 ACFE Report to the Nations).
O contexto económico incerto, agravado por conflitos geopolíticos e pela democratização de tecnologias como a inteligência artificial generativa, também contribuem para o aumento do risco de fraude, com as ferramentas como a IA e a falsificação de recibos a colocarem pressão adicional sobre os orçamentos empresariais.
Mas como podem as empresas combater esta realidade?
Uma estratégia integrada entre as equipas de tecnologia e finanças pode ser a solução. Para combater fraudes relacionadas com Travel & Expenses (T&E), é essencial implementar programas de conformidade com controlos internos sólidos. A automatização, por exemplo, é uma aliada que sobressai. Sistemas que permitem a integração direta de transações e recibos de fornecedores, como Uber ou Bolt, reduzem significativamente a possibilidade de manipulação de despesas. Com notificações automáticas, é possível alertar ou até impedir transações não conformes antes mesmo de serem submetidas, alinhando práticas financeiras com a política da empresa.
Sempre que não é possível prevenir a fraude, a deteção é essencial. A tecnologia desempenha aqui um papel central, com destaque para ferramentas de inteligência artificial. Estas permitem analisar grandes volumes de dados, identificando padrões irregulares e transações suspeitas. A IA reduz o tempo gasto em auditorias, ao mesmo tempo que capacita as equipas financeiras para focarem os seus esforços em tarefas estratégicas. Soluções integradas com os sistemas empresariais existentes garantem uma análise precisa e em tempo útil, facilitando a identificação de atividades incomuns.
À medida que as políticas de despesas evoluem, os sistemas de gestão de fraude precisam de ser atualizados. Por exemplo, em modelos de trabalho híbrido, é comum permitir despesas relacionadas com home office, como internet ou equipamento adicional. Uma revisão periódica dos limites e regras de conformidade garante que as alterações sejam refletidas nos sistemas, detetando atividades fora das novas políticas. Além disso, comunicar eficazmente essas atualizações às equipas reduz o risco de despesas não autorizadas.
De acordo com a ACFE, formações regulares ajudam a reduzir a duração e o impacto da fraude. Oferecer workshops e formação contínua sobre as políticas de T&E assegura que os colaboradores compreendem claramente o que é permitido.
A formação pode incluir demonstrações práticas nos sistemas digitais de reporte e sessões de esclarecimento para funcionários que não utilizam frequentemente estas ferramentas.
Proteger os resultados
Para proteger as receitas e assegurar conformidade nas Travel & Expenses, as organizações podem adotar cinco medidas práticas:
- Atualizar políticas regularmente: Assegurar que refletem as realidades do negócio e os novos modelos de trabalho.
- Oferecer formação: Sensibilizar os colaboradores sobre como evitar incumprimentos. A ACFE, concluiu que a formação de sensibilização para a fraude reduz o custo e a duração da atividade fraudulenta
- Investir em tecnologias de IA: Automatizar a deteção e reporte de despesas. De acordo com os dados da SAP Concur, dois terços dos gestores gostariam de ver a IA incorporada nas ferramentas de T&E.
- Controlar o tempo dos auditores: Concentrar esforços em padrões suspeitos identificados por IA. Com uma maior visibilidade, os responsáveis pela aprovação podem manter o seu tempo disponível para tarefas prioritárias, como a revisão de padrões de despesas suspeitas identificadas pela IA – e ajudar a combater a não conformidade.
- Garantir acessibilidade da informação: Disponibilizar documentos claros e atualizados para consulta fácil sobre as políticas de T&E, para que os funcionários possam consultá-los mais tarde e compreender imediatamente os limites das despesas que podem efetuar.
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