Inetum e OpenText transformam a gestão documental em ambientes SAP

Uma parceria estratégica entre a Inetum e a OpenText introduz no mercado português uma abordagem técnica que rompe com o modelo tradicional de gestão documental empresarial, ou seja, em vez de sistemas de arquivo paralelos e desconectados do núcleo operacional, as organizações passam a gerir conteúdos diretamente dentro do ecossistema SAP, sem erros, sem duplicação de dados e sem quebras de processo.

O que muda, em concreto, é a forma como as empresas acedem, processam e retêm informação crítica. Através do portefólio SAP ECM by OpenText, que está integrado nativamente com o SAP S/4HANA, os documentos como faturas de fornecedores, contratos, registos fiscais e arquivos operacionais deixam de existir fora do fluxo de trabalho. Passam a ser capturados, classificados e disponibilizados em tempo real, dentro das mesmas interfaces que os colaboradores já utilizam quotidianamente.

95% mais eficiência dos processos

Esta integração é garantida por um conjunto de soluções técnicas complementares: o OpenText Content Management centraliza o repositório documental; o OpenText Vendor Invoice Management for SAP Solutions automatiza o ciclo de vida das faturas; o SAP Archiving and Document Access by OpenText garante o acesso estruturado a documentos históricos; e o SAP Information Capture Core by OpenText converte suportes físicos em informação digital, pronta a ser processada pelo sistema.

«Juntos, impulsionaremos a transformação digital em setores como o financeiro, industrial, da saúde e setor público, com soluções que aumentam a produtividade em 191 horas por 100 utilizadores por ano e completam a migração de documentos de forma mais rápida em 35%», afirma João Monteiro, head of Solutions na Inetum em Portugal.

O impacto operacional é mensurável e validado por entidades externas. Estudos independentes da IDC e da Forrester Research apontam para uma redução de 35% no tempo de migração documental e melhorias de até 95% na eficiência dos processos de negócio. A produtividade das equipas cresce 37%, com um ganho de 191 horas por cada 100 utilizadores por ano, tempo que deixa de ser consumido em tarefas manuais de arquivo, de pesquisa e de validação de documentos.

Do ponto de vista financeiro, o retorno sobre o investimento médio projetado é de 351% em três anos, com recuperação do capital investido em apenas 13 meses. As poupanças na gestão de faturação podem atingir 4,87 milhões de euros anuais, e a redução do tempo de inatividade dos sistemas chega a 30%, com efeito direto na continuidade operacional.

Complementaridade técnica

Rafa Romero, diretor de Vendas para a Ibéria ECS da OpenText, reforça a lógica de complementaridade técnica que sustenta a parceria, que segundo ele é um marco importante para a OpenText, na medida em que permite continuar a fortalecer a sua presença no país. «Estamos bem posicionados para ajudar as organizações do setor público e empresarial a acelerar a transformação digital e a desbloquear um maior valor da sua informação», avança o responsável.

Ao nível da dimensão regulatória, a arquitetura das soluções OpenText permite configurar políticas de retenção documental, controlar o acesso a dados pessoais e garantir conformidade com o RGPD e requisitos setoriais específicos, tudo dentro do mesmo ambiente SAP, sem camadas adicionais de middleware ou processos manuais de verificação. A tudo isto acrescenta-se uma componente de sustentabilidade com impacto crescente nas decisões de investimento tecnológico: a eliminação de infraestrutura física de arquivo e a digitalização de documentos em papel reduzem o consumo energético e a pegada de carbono das organizações, um argumento que deixou de ser acessório para passar a integrar os critérios de avaliação de fornecedores em empresas com compromissos ESG formalizados.

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