Implementar teletrabalho em 10 passos

O teletrabalho é uma ferramenta muito útil e que permite garantir a continuidade do negócio, impulsionando a modernização das ferramentas de trabalho. E no futuro, quem sabe, poderá vir a revelar-se o elemento que faltava para que muitas PMEs possam enfrentar os desafios organizacionais do futuro demonstrar a sua capacidade de adaptação tecnológica em todos os momentos.

No cenário ideal, o teletrabalho deveria estar pensado no plano de contingência de resposta a crises e a contextos imprevistos, no entanto quando isso não acontece é essencial que as PME sejam rápidas na definição do seu plano de ação.  Um plano que deverá englobar não apenas decisões que digam respeito à equipa de direção, mas também orientações sobre como esta se deve relacionar com os colaboradores e outras partes interessadas (clientes, parceiros, fornecedores, etc).

Para ajudar as empresas a pensar rápido, a Sage pensou nove passos que as PME devem seguir para definir o processo de adaptação ao trabalho remoto.

1. Avaliação de meios

Geralmente o teletrabalho não exigir equipamentos nem dispositivos sofisticados, mas é importante que cada colaborador trabalhe com as soluções e aplicações mais úteis para a situação. É ideal dispor de soluções de gestão online ou na cloud, uma vez que são altamente colaborativas e podem ser controladas a partir de qualquer lugar.

2. Avaliação de tarefas impossíveis com o teletrabalho

Deve ser feita uma avaliação de todas as tarefas e a viabilidade da sua realização de forma remota. É necessário analisar o impacto que as tarefas que não se podem realizar dessa forma terão nos processos, nos recursos materiais e humanos da empresa e nas suas relações externas.

3. Avaliação de colaboradores críticos

Os colaboradores vão enfrentar os processos de teletrabalho segundo as suas respetivas experiências, competências e formação. As empresas devem acompanhar mais de perto os colaboradores com mais responsabilidade, mas que se preveja que podem encontrar mais dificuldades neste processo – podem até considerar a sua orientação personalizada

4. Elaboração de indicadores de acompanhamento

As PME devem definir indicadores objetivos, simples de interpretar, continuamente acessíveis e informativos sobre como o desempenho dos colaboradores e como devem enfrentar as tarefas. Estes indicadores permitirão avaliar os progressos realizados na experiência do teletrabalho.

5. Análise do impacto externo

Muitos encontros terão de ser adiados e alguns serviços terão de ser prestados ou recebidos de forma diferente. Neste sentido, é necessário um esforço maior de agenda e de comunicação para enfrentar estas mudanças da forma mais suave possível.

6. Comunicação aos colaboradores

O feedback dos colaboradores relativamente ao plano de ação é muito importante e poderá implicar algumas retificações. É importante delinear um fluxo adequado de comunicação, incluindo a escolha dos melhores momentos para transmitir informações, de que forma deverá ser feito e a quem.

7. Início da experiência

Os indicadores definidos devem orientar as PME na avaliação do que está, ou não, a ser bem realizado. Será necessário ir analisando os desvios e propondo medidas de correção.

8. Regresso à normalidade

Também a operação de retorno à normalidade deve ser planificada. Pode acontecer que algumas das tarefas que tenham sido efetuadas com tanto sucesso que se pretenda a continuação da sua execução de forma remota. Seja como for, é muito importante a comunicação durante o processo de reajustamento das operações.

9. Avaliação dos resultados

Após a experiência de teletrabalho em situações de crise, existem três aspetos essenciais que importa avaliar:

• Qual foi o impacto da crise? O teletrabalho remoto contribuiu para moderá-lo?
• Como se comportou a empresa em comparação com os seus concorrentes diretos?
• Que ensinamentos se retiram sobre a aplicação do teletrabalho à empresa, e sobre a sua robustez face a situações de crise?

Uma vez em teletrabalho, há um conjunto de princípios que também vale a pena seguir. Maximizar a produtividade no ambiente doméstico nem sempre é fácil, mas estas recomendações podem dar uma ajuda.

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